XÂY DỰNG QUY TRÌNH TẠM ỨNG VÀ THANH TOÁN TẠM ỨNG CHUYÊN NGHIỆP TRONG DOANH NGHIỆP
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, việc nhân viên cần tạm ứng để đi công tác, mua hàng, thanh toán dịch vụ là rất phổ biến. Tuy nhiên, nếu không có quy trình tạm ứng và thanh toán tạm ứng rõ ràng, doanh nghiệp dễ gặp rủi ro về tài chính, chứng từ kế toán không hợp lệ và mất kiểm soát dòng tiền.
Vậy làm sao để xây dựng được một quy trình tạm ứng minh bạch, chuyên nghiệp, đúng quy định pháp luật? Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận kế toán – tài chính, có cái nhìn hệ thống và áp dụng hiệu quả vào thực tế.
1. Tại sao doanh nghiệp cần quy trình tạm ứng?
Một số hệ quả thường gặp khi doanh nghiệp thiếu quy trình tạm ứng – thanh toán tạm ứng rõ ràng:
-
Nhân viên tạm ứng không đúng mục đích, khó kiểm soát chi phí.
-
Chứng từ không hợp lệ, không đủ điều kiện khấu trừ thuế hoặc hạch toán chi phí.
-
Tạm ứng chồng chéo, tồn đọng tạm ứng lâu ngày gây thất thoát vốn.
-
Khó khăn trong việc quyết toán, kiểm toán, thanh tra thuế.
Việc thiết lập quy trình giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn các khoản chi trước khi phát sinh, đồng thời đảm bảo tính hợp lý – hợp lệ – hợp pháp theo đúng quy định của Luật Kế toán, Luật Quản lý thuế và các chuẩn mực kế toán Việt Nam.
2. Các bước trong quy trình tạm ứng – thanh toán tạm ứng
a. Quy trình tạm ứng:
-
Lập đề nghị tạm ứng: Nhân viên điền thông tin về mục đích sử dụng, số tiền đề nghị, thời gian hoàn ứng.
-
Phê duyệt: Trưởng bộ phận và Ban Giám đốc xét duyệt căn cứ vào tính cần thiết và định mức chi phí.
-
Kế toán kiểm tra & chi tiền: Kế toán lập phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi, thủ quỹ/Ngân hàng thực hiện chi tiền.
-
Ghi nhận và theo dõi: Hạch toán tạm ứng vào tài khoản 141 (theo Thông tư 200/2014/TT-BTC).
b. Quy trình thanh toán tạm ứng:
-
Nộp chứng từ: Nhân viên nộp đầy đủ hóa đơn, phiếu thu, vé tàu/xe, hợp đồng… chứng minh cho khoản chi.
-
Lập bảng thanh toán tạm ứng: Liệt kê chi tiết các khoản chi, kèm theo bản gốc chứng từ.
-
Kế toán kiểm tra và đối chiếu: Đối chiếu số chi thực tế với số tạm ứng.
-
Hoàn ứng/chênh lệch: Nếu thiếu → lập phiếu chi bổ sung; nếu thừa → lập phiếu thu hoàn ứng.
-
Lưu hồ sơ và hạch toán: Chuyển từ tài khoản 141 sang chi phí phù hợp.
3. Lưu ý khi xây dựng quy trình
-
Thiết lập hạn mức tạm ứng: Ví dụ không quá 10 triệu/lần, trừ khi có phê duyệt đặc biệt.
-
Không cho phép tạm ứng khi chưa hoàn ứng kỳ trước.
-
Thời hạn hoàn ứng rõ ràng: Ví dụ 03 ngày sau khi kết thúc công tác.
-
Sử dụng mẫu biểu chuẩn hóa: Giúp dễ kiểm tra, lưu trữ, tra soát khi cần.
-
Cập nhật quy định thuế và kế toán hiện hành để đảm bảo chứng từ có giá trị pháp lý.
4. Mẫu biểu tạm ứng – thanh toán tạm ứng
Để hỗ trợ doanh nghiệp triển khai dễ dàng, bạn có thể tải về bộ mẫu biểu chuyên nghiệp tại đây
Bộ mẫu bao gồm:
Kết luận
Quy trình tạm ứng và thanh toán tạm ứng không chỉ là nghiệp vụ kế toán mà còn là một phần trong hệ thống kiểm soát nội bộ và quản trị tài chính hiệu quả. Khi được thiết kế bài bản và triển khai nghiêm túc, doanh nghiệp sẽ tránh được nhiều rủi ro pháp lý – tài chính, đồng thời nâng cao năng lực quản lý dòng tiền.
Nếu bạn cần tư vấn cụ thể hoặc hỗ trợ thiết lập quy trình & biểu mẫu tùy biến theo mô hình doanh nghiệp, hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác.
